Outlook : Messagerie et organisation du travail

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Outlook : Messagerie et organisation du travail

Réf : 1.03.5.1_OLK-MOT-2j

OBJECTIFS DE FORMATION

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  • Professionnaliser le poste de travail par la maîtrise du logiciel Outlook.
  • Gagner du temps dans la réalisation de tâches collaboratives et organisation du travail.

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES

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  • Maîtriser la messagerie d’Outlook
  • S’organiser à l’aide des listes de contacts, calendrier, agenda et notes

PUBLIC VISÉ

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Utilisateurs désirant approfondir l’utilisation d’Outlook pour améliorer son efficacité individuelle et collective.

PRÉREQUIS

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  • Pratique de l’environnement Windows
  • Être familiarisé avec le clavier et la souris

DURÉE

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  • 2 jours (14h)

QUALITÉ DU FORMATEUR

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  • Consultant-formateur spécialisé en bureautique et suite Office
  • Expérience confirmée en entreprise

MOYENS PÉDAGOGIQUES

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  • 30% d’apports théoriques et 70% d’exercices pratiques

CONTENU PÉDAGOGIQUE

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Le plan de formation ci-dessous est donné à titre indicatif. Il peut varier selon les versions du logiciel et peut être personnalisé en fonction des priorités des stagiaires.

Paramétrage et configuration d’Outlook

  • Personnaliser les options, le ruban, la barre d’outils d’accès rapide, la barre d’état, la barre de Navigation, les affichages
  • Paramétrer un compte

Gérer les contacts

  • Préparer un fichier de contacts externe
  • Importer les contacts d’un autre logiciel de messagerie
  • Accéder au dossier Contacts
  • Créer un contact
  • Modifier la carte de visite électronique associée à un contact
  • Rechercher un contact
  • Imprimer les contacts
  • Envoyer les informations d’un contact par messagerie
  • Créer un groupe de contacts
  • Découvrir les différents carnets d’adresses
  • Ajouter un membre au carnet d’adresses Outlook ou du téléphone mobile

Gérer les messages

  • Concevoir un message professionnel
  • Créer un message, un modèle de message
  • Personnaliser un message (papier à lettres, thème Outlook…)
  • Envoyer un message, répondre ou transférer un message
  • Définir l’importance et la nature d’un message
  • Marquer un message pour le suivi
  • Créer et utiliser plusieurs signatures
  • Choisir le format des messages par défaut
  • Choisir comment être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages
  • Gérer l’affichage Conversation, la barre lnfos-courrier
  • Gérer la messagerie en votre absence
  • Appliquer une mise en forme conditionnelle au texte de messages
  • Gérer le courrier indésirable
  • Créer/Gérer des règles de messages
  • Sauvegarder un/plusieurs messages, un/plusieurs dossiers de messages
  • Déléguer la messagerie

Organiser et manager le travail collaboratif avec le calendrier

  • Découvrir le dossier Calendrier
  • Paramétrer le calendrier
  • Imprimer un calendrier
  • Afficher l’aperçu du calendrier lors de l’envoi d’un message
  • Modifier les options des rendez-vous
  • Planifier un rendez-vous
  • Programmer, répondre à une alarme
  • Préciser ses disponibilités
  • Déléguer son agenda
  • Créer, gérer des réunions
  • Créer, gérer un agenda de groupe

Planifier et suivre son activité avec les tâches

  • Découvrir le dossier Tâches
  • Créer, modifier une tâche
  • Créer une tâche périodique
  • Affecter une tâche à un tiers
  • Répondre à une demande de tâche
  • Suivre l’avancement d’une tâche

Prendre des notes

  • Découvrir le dossier Notes
  • Créer une note
  • Consulter, modifier une note
  • Transférer une note vers d’autres utilisateurs
  • Personnaliser la fenêtre et le contenu des notes

SUPPORT DE COURS

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  • Un support de cours est remis à chaque participant.

CONTRÔLE DES CONNAISSANCES

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  • À la fin du stage, une évaluation à chaud effectuée via un questionnaire à choix multiple permet de vérifier l’acquisition correcte des compétences
  • 2 mois après la formation, une évaluation à froid est effectuée via un questionnaire.
  • Un bilan formateur est rédigé par l’intervenant à chaque fin de stage

ATTESTATION DE FORMATION

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  • Une attestation sera remise à chaque stagiaire qui aura suivi la totalité de la formation.

FORMATION DÉLIVRÉE

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  • Inter-entreprise ou Intra-entreprise.
  • En présentiel et/ou à distance via notre plateforme d’E-learning

FORMATION FINANÇABLE

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Notre organisme référencé Datadock vous permet de bénéficier d’une prise en charge pour cette formation (si l’éligibilité de votre entreprise est validée par l’OPCO dont vous dépendez).

Contactez-nous pour plus de précisions.