Outlook : Messagerie et organisation du travail

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Outlook : Messagerie et organisation du travail / Réf : 10301800

OBJECTIFS DE FORMATION

  • Professionnaliser le poste de travail par la maîtrise du logiciel Outlook.
  • Gagner du temps dans la réalisation de tâches collaboratives et organisation du travail.

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES

  • Maîtriser la messagerie d’Outlook.
  • S’organiser à l’aide des listes de contacts, calendrier, agenda et notes.

PUBLIC VISÉ

  • Utilisateurs désirant approfondir l’utilisation d’Outlook pour améliorer son efficacité individuelle et collective.

PRÉREQUIS

  • Pratique de l’environnement Windows.
  • Être familiarisé avec le clavier et la souris.

DURÉE

  • 2 jours (14h).

QUALITÉ DU FORMATEUR

  • Consultant-formateur spécialisé en bureautique et suite Office.
  • Expérience confirmée en entreprise.

MOYENS PÉDAGOGIQUES

  • 30% d’apports théoriques et 70% d’exercices pratiques.
  • Méthode active à travers l’articulation de situations d’apprentissage et de techniques pédagogiques multiples.
  • Mises en situation : atelier de facilitation validant les acquis en formation.
  • Séances de réflexion sur des projets personnels avec échanges collaboratifs.

CONTENU PÉDAGOGIQUE

Le plan de formation ci-dessous est donné à titre indicatif. Il peut varier selon les versions du logiciel et peut être personnalisé en fonction des priorités des stagiaires.

Paramétrage et configuration d’Outlook

  • Personnaliser les options, le ruban, la barre d’outils d’accès rapide, la barre d’état, la barre de Navigation, les affichages.
  • Paramétrer un compte.

Gérer les contacts

  • Préparer un fichier de contacts externe.
  • Importer les contacts d’un autre logiciel de messagerie.
  • Accéder au dossier Contacts.
  • Créer un contact.
  • Modifier la carte de visite électronique associée à un contact.
  • Rechercher un contact.
  • Imprimer les contacts.
  • Envoyer les informations d’un contact par messagerie.
  • Créer un groupe de contacts.
  • Découvrir les différents carnets d’adresses.
  • Ajouter un membre au carnet d’adresses Outlook ou du téléphone mobile.

Gérer les messages

  • Concevoir un message professionnel.
  • Créer un message, un modèle de message.
  • Personnaliser un message (papier à lettres, thème Outlook…).
  • Envoyer un message, répondre ou transférer un message.
  • Définir l’importance et la nature d’un message.
  • Marquer un message pour le suivi.
  • Créer et utiliser plusieurs signatures.
  • Choisir le format des messages par défaut.
  • Choisir comment être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages.
  • Gérer l’affichage Conversation, la barre lnfos-courrier.
  • Gérer la messagerie en votre absence.
  • Appliquer une mise en forme conditionnelle au texte de messages.
  • Gérer le courrier indésirable.
  • Créer/Gérer des règles de messages.
  • Sauvegarder un/plusieurs messages, un/plusieurs dossiers de messages.
  • Déléguer la messagerie.

Organiser et manager le travail collaboratif avec le calendrier

  • Découvrir le dossier Calendrier.
  • Paramétrer le calendrier.
  • Imprimer un calendrier.
  • Afficher l’aperçu du calendrier lors de l’envoi d’un message.
  • Modifier les options des rendez-vous.
  • Planifier un rendez-vous.
  • Programmer, répondre à une alarme.
  • Préciser ses disponibilités.
  • Déléguer son agenda.
  • Créer, gérer des réunions.
  • Créer, gérer un agenda de groupe.

Planifier et suivre son activité avec les tâches

  • Découvrir le dossier Tâches.
  • Créer, modifier une tâche.
  • Créer une tâche périodique.
  • Affecter une tâche à un tiers.
  • Répondre à une demande de tâche.
  • Suivre l’avancement d’une tâche.

Prendre des notes

  • Découvrir le dossier Notes.
  • Créer une note.
  • Consulter, modifier une note.
  • Transférer une note vers d’autres utilisateurs.
  • Personnaliser la fenêtre et le contenu des notes.

SUPPORT DE COURS

  • Un support de cours papier ou numérique est remis à chaque participant.

CONTRÔLE DES CONNAISSANCES

  • À la fin du stage, une évaluation à chaud effectuée via un questionnaire à choix multiple permet de vérifier l’acquisition correcte des compétences
  • 2 mois après la formation, une évaluation à froid est effectuée via un questionnaire.
  • Un bilan formateur est rédigé par l’intervenant à chaque fin de stage

ATTESTATION DE FORMATION

  • Une attestation sera remise à chaque stagiaire qui aura suivi la totalité de la formation.

FORMATION DÉLIVRÉE

  • Inter-entreprise ou Intra-entreprise.
  • En présentiel et/ou à distance via notre plateforme d’E-learning.

FORMATION FINANÇABLE

Notre organisme référencé Datadock vous permet de bénéficier d’une prise en charge pour cette formation (si l’éligibilité de votre entreprise est validée par l’OPCO dont vous dépendez).

Contactez-nous pour plus de précisions.