Outlook : Messagerie et organisation du travail
Outlook : Messagerie et organisation du travail / Réf : 10301800
OBJECTIFS DE FORMATION
- Professionnaliser le poste de travail par la maîtrise du logiciel Outlook.
- Gagner du temps dans la réalisation de tâches collaboratives et organisation du travail.
OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES
- Maîtriser la messagerie d’Outlook.
- S’organiser à l’aide des listes de contacts, calendrier, agenda et notes.
PUBLIC VISÉ
- Utilisateurs désirant approfondir l’utilisation d’Outlook pour améliorer son efficacité individuelle et collective.
PRÉREQUIS
- Pratique de l’environnement Windows.
- Être familiarisé avec le clavier et la souris.
DURÉE
- 2 jours (14h).
QUALITÉ DU FORMATEUR
- Consultant-formateur spécialisé en bureautique et suite Office.
- Expérience confirmée en entreprise.
MOYENS PÉDAGOGIQUES
- 30% d’apports théoriques et 70% d’exercices pratiques.
- Méthode active à travers l’articulation de situations d’apprentissage et de techniques pédagogiques multiples.
- Mises en situation : atelier de facilitation validant les acquis en formation.
- Séances de réflexion sur des projets personnels avec échanges collaboratifs.
CONTENU PÉDAGOGIQUE
Le plan de formation ci-dessous est donné à titre indicatif. Il peut varier selon les versions du logiciel et peut être personnalisé en fonction des priorités des stagiaires.
Paramétrage et configuration d’Outlook
- Personnaliser les options, le ruban, la barre d’outils d’accès rapide, la barre d’état, la barre de Navigation, les affichages.
- Paramétrer un compte.
Gérer les contacts
- Préparer un fichier de contacts externe.
- Importer les contacts d’un autre logiciel de messagerie.
- Accéder au dossier Contacts.
- Créer un contact.
- Modifier la carte de visite électronique associée à un contact.
- Rechercher un contact.
- Imprimer les contacts.
- Envoyer les informations d’un contact par messagerie.
- Créer un groupe de contacts.
- Découvrir les différents carnets d’adresses.
- Ajouter un membre au carnet d’adresses Outlook ou du téléphone mobile.
Gérer les messages
- Concevoir un message professionnel.
- Créer un message, un modèle de message.
- Personnaliser un message (papier à lettres, thème Outlook…).
- Envoyer un message, répondre ou transférer un message.
- Définir l’importance et la nature d’un message.
- Marquer un message pour le suivi.
- Créer et utiliser plusieurs signatures.
- Choisir le format des messages par défaut.
- Choisir comment être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages.
- Gérer l’affichage Conversation, la barre lnfos-courrier.
- Gérer la messagerie en votre absence.
- Appliquer une mise en forme conditionnelle au texte de messages.
- Gérer le courrier indésirable.
- Créer/Gérer des règles de messages.
- Sauvegarder un/plusieurs messages, un/plusieurs dossiers de messages.
- Déléguer la messagerie.
Organiser et manager le travail collaboratif avec le calendrier
- Découvrir le dossier Calendrier.
- Paramétrer le calendrier.
- Imprimer un calendrier.
- Afficher l’aperçu du calendrier lors de l’envoi d’un message.
- Modifier les options des rendez-vous.
- Planifier un rendez-vous.
- Programmer, répondre à une alarme.
- Préciser ses disponibilités.
- Déléguer son agenda.
- Créer, gérer des réunions.
- Créer, gérer un agenda de groupe.
Planifier et suivre son activité avec les tâches
- Découvrir le dossier Tâches.
- Créer, modifier une tâche.
- Créer une tâche périodique.
- Affecter une tâche à un tiers.
- Répondre à une demande de tâche.
- Suivre l’avancement d’une tâche.
Prendre des notes
- Découvrir le dossier Notes.
- Créer une note.
- Consulter, modifier une note.
- Transférer une note vers d’autres utilisateurs.
- Personnaliser la fenêtre et le contenu des notes.
SUPPORT DE COURS
- Un support de cours papier ou numérique est remis à chaque participant.
CONTRÔLE DES CONNAISSANCES
- À la fin du stage, une évaluation à chaud effectuée via un questionnaire à choix multiple permet de vérifier l’acquisition correcte des compétences
- 2 mois après la formation, une évaluation à froid est effectuée via un questionnaire.
- Un bilan formateur est rédigé par l’intervenant à chaque fin de stage
ATTESTATION DE FORMATION
- Une attestation sera remise à chaque stagiaire qui aura suivi la totalité de la formation.
FORMATION DÉLIVRÉE
- Inter-entreprise ou Intra-entreprise.
- En présentiel et/ou à distance via notre plateforme d’E-learning.
FORMATION FINANÇABLE
Notre organisme référencé Datadock vous permet de bénéficier d’une prise en charge pour cette formation (si l’éligibilité de votre entreprise est validée par l’OPCO dont vous dépendez).
Contactez-nous pour plus de précisions.