Outlook – Messagerie et Organisation du travail

Outlook : Messagerie et organisation du travail

Outlook : Messagerie et organisation du travail / Réf : 10301800

OBJECTIFS DE FORMATION

• Professionnaliser le poste de travail par la maîtrise du logiciel Outlook.
• Gagner du temps dans la réalisation de tâches collaboratives et organisation du travail.

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES

• Maîtriser la messagerie d’Outlook.
• S’organiser à l’aide des listes de contacts, calendrier, agenda et notes.

PUBLIC VISÉ

• Utilisateurs désirant approfondir l’utilisation d’Outlook pour améliorer son efficacité individuelle et collective.

PRÉREQUIS

• Pratique de l’environnement Windows.
• Être familiarisé avec le clavier et la souris.

DURÉE

• 2 jours (14h).

QUALITÉ DU FORMATEUR

• Consultant-formateur spécialisé en bureautique et suite Office.
• Expérience confirmée en entreprise.

MOYENS PÉDAGOGIQUES

• 30% d’apports théoriques et 70% d’exercices pratiques.
• Méthode active à travers l’articulation de situations d’apprentissage et de techniques pédagogiques multiples.
• Mises en situation : atelier de facilitation validant les acquis en formation.
• Séances de réflexion sur des projets personnels avec échanges collaboratifs.

CONTENU PÉDAGOGIQUE

Le plan de formation ci-dessous est donné à titre indicatif. Il peut varier selon les versions du logiciel et peut être personnalisé en fonction des priorités des stagiaires.

Paramétrage et configuration d’Outlook

• Personnaliser les options, le ruban, la barre d’outils d’accès rapide, la barre d’état, la barre de Navigation, les affichages.
• Paramétrer un compte.

Gérer les contacts

• Préparer un fichier de contacts externe.
• Importer les contacts d’un autre logiciel de messagerie.
• Accéder au dossier Contacts.
• Créer un contact.
• Modifier la carte de visite électronique associée à un contact.
• Rechercher un contact.
• Imprimer les contacts.
• Envoyer les informations d’un contact par messagerie.
• Créer un groupe de contacts.
• Découvrir les différents carnets d’adresses.
• Ajouter un membre au carnet d’adresses Outlook ou du téléphone mobile.

Gérer les messages

• Concevoir un message professionnel.
• Créer un message, un modèle de message.
• Personnaliser un message (papier à lettres, thème Outlook…).
• Envoyer un message, répondre ou transférer un message.
• Définir l’importance et la nature d’un message.
• Marquer un message pour le suivi.
• Créer et utiliser plusieurs signatures.
• Choisir le format des messages par défaut.
• Choisir comment être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages.
• Gérer l’affichage Conversation, la barre lnfos-courrier.
• Gérer la messagerie en votre absence.
• Appliquer une mise en forme conditionnelle au texte de messages.
• Gérer le courrier indésirable.
• Créer/Gérer des règles de messages.
• Sauvegarder un/plusieurs messages, un/plusieurs dossiers de messages.
• Déléguer la messagerie.

Organiser et manager le travail collaboratif avec le calendrier

• Découvrir le dossier Calendrier.
• Paramétrer le calendrier.
• Imprimer un calendrier.
• Afficher l’aperçu du calendrier lors de l’envoi d’un message.
• Modifier les options des rendez-vous.
• Planifier un rendez-vous.
• Programmer, répondre à une alarme.
• Préciser ses disponibilités.
• Déléguer son agenda.
• Créer, gérer des réunions.
• Créer, gérer un agenda de groupe.

Planifier et suivre son activité avec les tâches

• Découvrir le dossier Tâches.
• Créer, modifier une tâche.
• Créer une tâche périodique.
• Affecter une tâche à un tiers.
• Répondre à une demande de tâche.
• Suivre l’avancement d’une tâche.

Prendre des notes

• Découvrir le dossier Notes.
• Créer une note.
• Consulter, modifier une note.
• Transférer une note vers d’autres utilisateurs.
• Personnaliser la fenêtre et le contenu des notes.

SUPPORT DE COURS

• Un support de cours papier ou numérique est remis à chaque participant.

CONTRÔLE DES CONNAISSANCES

• À la fin du stage, une évaluation à chaud effectuée via un questionnaire à choix multiple permet de vérifier l’acquisition correcte des compétences
• 2 mois après la formation, une évaluation à froid est effectuée via un questionnaire.
• Un bilan formateur est rédigé par l’intervenant à chaque fin de stage

ATTESTATION DE FORMATION

• Une attestation sera remise à chaque stagiaire qui aura suivi la totalité de la formation.

FORMATION DÉLIVRÉE

• Inter-entreprise ou Intra-entreprise.
• En présentiel et/ou à distance via notre plateforme d’E-learning.

FORMATION FINANÇABLE

Notre organisme référencé Datadock vous permet de bénéficier d’une prise en charge pour cette formation (si l’éligibilité de votre entreprise est validée par l’OPCO dont vous dépendez).

Contactez-nous pour plus de précisions.